Let’s get digital – digitaal aanleveren van documenten bij Amfico

3 november 2023

 

We kunnen er niet onderuit, ons leven wordt steeds digitaler. Ook als accountant spelen wij in op digitalisering. We moedigen onze klanten daarom ook aan om hun boekhoudkundige documenten via digitale manier aan te leveren. Op regelmatige tijdstippen jouw facturen doorsturen, heeft niet enkel als voordeel dat dit veel werk en tijd bespaart, maar zo kan jouw dossierbeheerder alles ook frequenter bijwerken en staat jouw boekhouding up-to-date.

Amfico biedt 2 methodes om jouw facturen digitaal aan te leveren. Beide methoden hebben hetzelfde resultaat, dus je kan kiezen welke manier van werken voor jou het makkelijkst is. Ook een combinatie van beide methoden is perfect mogelijk.  

Methode 1: persoonlijk mailadres

Iedere cliënt heeft bij Amfico een persoonlijk mailadres dat is samengesteld als volgt: ondernemingsnummer@verstuuronline.be Het is de bedoeling dat elke factuur (aan- en verkoop) in een apart PDF bestand gescand en doorgemaild wordt naar dit mailadres. Er mogen ook meerdere facturen samen in één pdf-bestand, maar dan mag de grootte van de mail niet meer dan 10MB bedragen.

Belangrijk hierbij is dat elke doorgestuurde aankoopfactuur als onderwerp van de mail de vermelding ‘AK’ moet krijgen. Voor verkoopfacturen moet het onderwerp ‘VK’ gebruikt worden. Op die manier herkent ons programma automatisch dat het om aan- of verkoopfacturen gaat. Let wel dat wij telkens de volledige factuur nodig hebben, dus inclusief eventuele bijlagen of details. Mocht je documenten willen doorsturen die geen factuur zijn, maar wij wel ter informatie nodig (kunnen) hebben, kan je dit als divers document aanduiden door het onderwerp ‘DIV’ te gebruiken.

Indien je een factuur in pdf-formaat per mail ontvangt, dan kan je die mail gewoon forwarden naar jouw persoonlijk mailadres. Wijzig dan gewoon het onderwerpsveld naar AK, VK of DIV en dan komt die factuur ook bij ons terecht.

Let wel dat bovenvermeld mailadres enkel gebruikt kan worden voor het doorsturen van pdf-documenten en wij dus geen getypte teksten in de mails kunnen lezen. Mocht je dus bij een bepaald document of factuur wat meer uitleg willen geven, dan zet je best jouw dossierbeheerder in CC van die mail. 

Methode 2: uploaden via Silverfin (enkel voor vennootschappen)

Hiervoor log je in op het portaal van Silverfin (een login kan je aanvragen bij jouw dossierbeheerder) en klik je linksboven op de knop ‘documenten’. Er verschijnen daarna 3 submappen:

  1. Aankopen: Map bestemd voor alle aankoopfacturen.
  2. Verkopen: Map bestemd voor alle verkoopfacturen, dagontvangsten, … kortom alle inkomsten.
  3. Diverse documenten: Map bestemd voor alle documenten die geen facturen zijn maar die wel van belang zijn voor de boekhouding (btw-rekeninguittreksel, aanslagbiljet vennootschapsbelasting, afrekening mastercard/visa, …)

Elk van voormelde mappen wordt nog eens opgedeeld in 2 submappen: 

  1. Nieuwe uploads
  2. Vorige uploads

U mag de facturen telkens in de submap ‘1. Nieuwe uploads’ zetten (opladen of erin slepen). Op die manier stroomt alles ook meteen door naar de boekhouding.

Let wel, deze tweede manier van documenten aanleveren, is enkel mogelijk voor vennootschappen.

Heb je vragen omtrent het digitaal doorsturen of aanleveren van documenten? Aarzel dan niet jouw dossierbeheerder te contacteren.