Waarom verzamelen wij persoonsgegevens?
“Amfico-Ampe Accountancy” verzamelt persoonsgegevens voor volgende doeleinden:
Klantenacceptatieprocedure
Als IAB-vennootschap zijn wij onderworpen aan de antiwitwaswetgeving. In toepassing van deze wetgeving dienen onze klanten een opdrachtbrief te ondertekenen. Voor alle diensten waarvoor u beroep wenst te doen op ons verzamelen wij uw identificatiegegevens zoals uw naam, adres, telefoonnummer, emailadres, BTW nummer en lezen wij uw identiteitskaart in. Deze verwerking vindt haar rechtsgrond in de wettelijke verplichting die op ons rust.
In het kader van onze aangeboden diensten
In het kader van onze aangeboden diensten van fiscaliteit, accountancy, boekhouding en adviesverlening verwerken wij persoonsgegevens van onze cliënten. Deze gegevens kunnen naast contactgegevens en facturatiegegevens eveneens sociaal-demografische gegevens, financiële gegevens, facturatiegegevens, kopie identiteitskaart, boekhoudkundige gegevens, personeelsgegevens, contracten, rekeninguittreksels en dergelijke bevatten. Deze gegevens worden voornamelijk bij de cliënt opgevraagd. Tevens is het mogelijk dat wij gegevens verkrijgen via derden zoals overheidsadministraties en deze gegevens gebruiken in het kader van de contractuele opdracht.
“Amfico-Ampe Accountancy” verwerkt bijzondere of gerechtelijke persoonsgegevens enkel mits uw uitdrukkelijke toestemming. Deze zal u worden gevraagd op het moment dat uw bij ons klant wordt via een opdrachtbrief of bij de overdrage van uw gegevens. Deze gegevens zullen enkel verwerkt worden indien dit noodzakelijk voor de uitvoering van onze contractuele verplichtingen of ingevolge een wettelijke verplichting.
Het is mogelijk dat “Amfico-Ampe Accountancy” uw persoonsgegevens moet overdragen aan de bevoegde overheidsinstanties ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving. We zullen al het redelijke doen u hiervan vooraf in kennis te stellen, tenzij een wettelijke bepaling anders voorschrijft. Daarnaast kunnen wij deze gegevens doorgeven aan overige verwerkers, die ons bijstaan bij de uitvoering van onze taken en diensten.
Rekruteringsdoeleinden
In verband met onze vacatures worden enkel de gegevens verwerkt die door u worden aangeleverd, te weten naam, voornaam, contactgegevens, aanbevelingsbrief en cv. De persoonsgegevens van potentiele medewerkers worden niet langer bewaard dan nodig voor de aanwervingsprocedure. Indien “Amfico-Ampe Accountancy” deze langer wenst te bewaren, voor een maximale periode van 2 jaar, zal hiervoor uitdrukkelijk de toestemming worden gevraagd.
Deze verwerking vindt haar rechtsgrond in zowel de toestemming van de potentiële werknemer als ons gerechtvaardigd belang om een geschikte kandidaat voor een positie aan te werven.
Online portaal
Via ons online portaal kunnen cliënten hun eigen dossier en bijbehorende documenten consulteren. “Amfico-Ampe Accountancy” doet het mogelijke om de beveiliging te garanderen van de login gegevens en verbinding en werkt hiervoor samen met een gespecialiseerde IT-onderneming. De gebruiker dient eveneens in te staan voor de veilige bewaring van zijn/haar login gegevens. Deze verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk voor onze overeenkomst met de cliënt.
Nieuwsbrief
Naar bestaande klanten kan onder het gerechtvaardigd belang, en dus zonder voorafgaandelijke toestemming van de klant een nieuwsbrief worden verstuurd per e-mail. Naar prospecten toe zal de uitdrukkelijke toestemming gevraagd worden. Op iedere nieuwsbrief voorziet “Amfico-Ampe Accountancy” een optie om uit te schrijven.
Contactformulier
Via het contactformulier op onze website worden de persoonsgegevens verzameld, die wij nodig achten om aan uw vraag tegemoet te komen. Deze verwerking van persoonsgegevens vindt haar rechtsgrond in de toestemming van de persoon in kwestie.