Verplichte elektronische facturatie vanaf 1 januari 2026

22 juli 2024

De Belgische Federale ministerraad heeft op voorstel van minister van Financiën Vincent Van Peteghem een wet goedgekeurd die elektronische facturatie tussen bedrijven (eenmanszaken én vennootschappen) in België verplicht vanaf 1 januari 2026.

Wat betekent elektronische facturatie?

Een elektronische factuur is een factuur die wordt opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestructureerde elektronische vorm die automatische en elektronische verwerking ervan mogelijk maakt. 

Het is perfect mogelijk dat u vandaag al afscheid genomen heeft van de papieren facturen en uw klanten een factuur bezorgt in pdf-formaat via e-mail. Dat is echter niet wat er bedoeld wordt met elektronisch factureren. Een loutere PDF-factuur voldoet dus niet langer aan voorgemelde definitie. 

Wat wordt dan wel bedoeld met elektronische facturatie?

Concreet zullen bedrijven gebruik moeten maken van gestructureerde elektronische facturen. Dit zijn digitale bestanden in XML-formaat, die opgebouwd zijn volgens een universele UBL-structuur. Die opbouw zorgt ervoor dat softwarepakketten wereldwijd elektronische facturen volautomatisch kunnen inlezen en verwerken. 

Om de stap naar digitale facturatie te bewerkstelligen, heeft de Federale Overheid gekozen voor het Europese PEPPOL-netwerk. PEPPOL is een internationale standaard voor het verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen. Ondernemingen kunnen zich via een éénmalige registratie bij een PEPPOL-access point aansluiten, waarna de onderneming automatisch verbonden wordt met alle andere deelnemers van het netwerk.

Voor wie geldt deze verplichting?

De verplichting om elektronisch te factureren zal van toepassing zijn in elke B2B-context. Met andere woorden zal elke in België gevestigde onderneming verplicht zijn om aan al haar zelfstandige klanten/ondernemingen een elektronische factuur op voormelde manier af te leveren. 

De verplichting geldt dus niet voor facturen die u opmaakt aan particulieren. 

Wanneer implementeren?

Momenteel wordt de inwerkingtreding voorzien voor 1 januari 2026, dus is het aangewezen om u reeds voor te bereiden en stil te staan bij de bedrijfsstrategie om deze wereldwijde trend op een geïntegreerde en gestructureerde wijze op te vangen. 

Veel softwarepakketten met een facturatietool bieden al de mogelijkheid om facturen op voormelde manier op te stellen en te verzenden. Heeft uw softwarepakket deze mogelijkheid nog niet, dan is het zeker aan te raden eerst na te vragen bij uw IT-partner of er ondertussen geen applicatie kan toegevoegd worden die dit wel mogelijk maakt. Wordt deze mogelijkheid niet aangeboden, dan is het raadzaam om nu reeds uit te kijken naar geschikte facturatiesoftware voor uw onderneming.

Conclusie

Het lijkt misschien nog ver weg, maar de verplichte elektronische facturatie zal er sneller zijn dan u denkt. Het is dan ook aan te raden om verschillende mogelijkheden te bekijken en u hierop voor te bereiden zodanig dat u ten laatste op 1 januari 2026 volledig in orde bent.

Heeft u hulp of advies nodig omtrent voorgaande, weet dan dat uw accountant u steeds kan helpen de best passende beslissingen te nemen. Indien u hierover vragen heeft, aarzel dan niet ons te contacteren.